Wenn viel auf dem Tisch liegt, wenn die Zeit knapp wird – was hat dann Priorität? Wie gehen Sie Ihr Zeitmanagement an?

Derzeit stapeln sich bei vielen von uns die Aufgaben. Das Jahresende ist eingeläutet und vielerorts ist von der sogenannten Jahresendrallye die Rede. Daran mag ich gar nicht denken… Auch wenn seit Monaten in den Supermärkten die Spekulatius und Lebkuchen in den Regalen zu finden sind. Ja, auch bei mir häufen sich die privaten Anfragen für Treffen auf dem Weihnachtsmarkt.

Weil: Es ist doch immer so viel los im November und Dezember. Das geht Ihnen sicherlich auch so.

Heute möchte ich Ihnen deswegen von meinem Zeitmanagement berichten.

Das gute alte Zeitmanagement…

Der Tag hat 24 Stunden. Im Schnitt sind davon acht bis zehn für die Arbeit reserviert. Wenn ich denn im Büro bin, stellt sich mir die Frage: Wofür nehme ich mir Zeit? Und vor allen Dingen auch: Wofür nehme ich mir wie viel Zeit? Schnell sind wir da an der Grenze unserer Planung. Das geht mir nicht anders als Ihnen vielleicht auch.

Mein Tipp: Nehmen Sie sich zu Beginn Ihres Arbeitstages Zeit, um den Tag zu planen. Das klingt sehr banal, ich weiß. Schreiben Sie alle Ihre Aufgaben auf. Alle! Notieren Sie davor Ihre Priorität, also, in der Reihenfolge, was für Sie am wichtigsten ist. Im dritten Schritt notieren Sie dahinter, wie lange Sie realistisch zur Erledigung dieser Sachen brauchen.

Da sind wir am Kern der Sache: „Normalerweise“ haben wir ruckzuck den kompletten Tag belegt. Da kommt der Priorisierung die bedeutendste Rolle zu.

Mein Tipp Nummer 2: Fünf Dinge reichen. Nur fünf! Die ellenlange to-do-Liste macht uns am Ende des Tages nicht zufrieden, auch wenn wir Dinge geschafft haben. Es ist nicht die viele Arbeit, die uns stresst. Es stresst uns das, was liegen bleibt! Deswegen limitieren Sie Ihre Tagesaufgaben am besten auf die wichtigsten fünf – und legen die folgenden Sachen in einer gesonderten Liste ab, die sozusagen als Aufgabenspeicher dient. Am nächsten Tag priorisieren Sie erneut die wichtigsten fünf Aufgaben.

Mein Tipp Nummer 3: Verplanen Sie maximal 60% Ihrer Tageszeit. Der Rest geht sowieso drauf für Unerwartetes wie zum Beispiel Telefonate, eingehende E-Mails, Kaffee oder Tee kochen usw.

Selbstmanagement – oder: Wie organisieren Sie sich?

Zeitmanagement vs Selbstmanagement (Bild: SIphotography | depositphotos.com, CC0)Selbstmanagement ist das, was früher Zeitmanagement hieß! Und unter dem Begriff Selbstmanagement kommen viele Fragen auf den Tisch:

  • Wie organisieren Sie sich?
  • Worauf legen Sie das Augenmerk?
  • Welche Dinge sind wichtiger als andere?
  • Welche Sachen sind dringender als andere?
  • Welche Aufgaben bringen Sie Ihrem Ziel näher?
  • Wer oder was sind Energie- und Zeiträuber?

Mein Tipp Nummer 4 ist zugleich der wichtigste: „Mach’ doch mit Deiner Zeit, was Du wirklich willst!“ – damit ist doch alles gesagt. Natürlich sind Administration und Organisation Ihres Geschäfts wichtig, sogar überlebenswichtig. Denn da liegt der Hund begraben: Wir bekommen durchschnittlich (nur) etwa 40% unserer Zeit bezahlt. Das heißt bei einer Fünf-Tage-Woche:

2 Tage bringen Geld ein!

Bleiben also drei Tage. Schön ist natürlich, wenn wir immer volle Tage verkaufen können. Aber Sie kennen das: Der berufliche Alltag sieht häufig ganz anders aus. Die Arbeitstage sind zerstückelt, die Übergänge zwischen den Termine sind allzu oft tote Zeit.

Unter dem Strich spielen zwei Faktoren eine besondere Rolle: die Zeit und das liebe Geld. Der Knackpunkt? Zeit können Sie nicht vermehren, Geld schon. Lassen Sie sich das einmal durch den Kopf gehen…

Mit diesem Gedanken lasse ich Sie jetzt ein bisschen alleine. Aber nicht, bevor Sie nicht einen passenden Artikel zum Thema Entscheidungen treffen in meinem Blog gelesen haben, denn: Sie haben immer die Wahl!

Gerne arbeite ich mit Ihnen an Ihren Prioritäten und Ihrem Selbstmanagement – ich bin erprobt UND erfahren. Melden Sie sich bei mir unter 0211 933 71 848.

Herzliche Grüße aus Düsseldorf-Oberbilk,
Ihre Petra Welz

(Bildquelle: SIphotography via depositphotos.com, CC0 – keine Änderungen)