An dieser Stelle möchte ich meine Perspektive auf die Organisationsberatung erläutern. Sie ist wirksam, wenn der Blick auf Strukturen und Projekte fällt. Also immer dann, wenn mehrere Menschen in einer organisierten Form zusammenarbeiten.
Für mich gibt es zwei Herangehensweisen: ein kontinuierlicher Reflexionsprozess bzw. das Hinterfragen von langjährigen Strukturen, die nicht mehr funktionieren. Beiden gemein ist der nötige Blick von Außen, um Festgefahrenes aufzudröseln, das interne Potenzial (wieder) sichtbar zu machen und optimal(er) zu nutzen. Und darum soll es in diesem Artikel gehen.
In meiner Tätigkeit als Beraterin höre ich oft, dass geschäftsführende Tätigkeiten in Eigenverantwortung häufig Kapazitäten binden und diese als außerordentliche Belastung empfunden werden. Eine externe Organisationsberatung soll entlasten – das ist die Motivation.
Sie kennen das aus der Theorie: Beim Aufbau eines Unternehmens, einer Institution, einer Organisation machen Sie sich über interne Prozesse, Strukturen und Projekte Gedanken und konzipieren, schaffen ein funktionierendes Gefüge.
Jetzt kommt die Praxis, aus meiner Erfahrung als Supervisorin, Beraterin und Moderatorin: Jahrelang wird dieses Gefüge nicht wesentlich hinterfragt. So der „normale“ Alltag. Denn im Vordergrund steht die inhaltliche und praktische Arbeit, der Ausbau von Arbeitsplätzen und die Sicherstellung von Förder- und Projektgeldern.
Routinen schleichen sich ein, blinde Flecken nehmen zu. Beim Generationswechsel, der jetzt ganz besonders stark zutage tritt, auch bei feministischen selbstorganisierten Institutionen, ist es also an der Zeit, veränderte Formen der Arbeitsorganisation und damit der Organisationsberatung unter die Lupe zu nehmen.
Organisationsberatung – eine Definition.
Für mich ist Organisationsberatung ein Prozess der Unterstützung und Beratung von Organisationen bei der Verbesserung ihrer Leistung und Effektivität. Im Kern geht es darum, die Strukturen, Prozesse und Arbeitsabläufe der Organisation zu optimieren, um eine bessere Zusammenarbeit und eine höhere Effizienz zu erreichen.
Organisationsberatung umfasst verschiedene Aspekte wie Change-Management, Personalentwicklung, Strategieentwicklung und vieles mehr. Ziel ist es, die Organisation auf zukünftige Anforderungen und auch Märkte vorzubereiten. Dabei nehme ich eine unabhängige Perspektive ein arbeite gleichzeitig eng mit den Verantwortlichen der Organisation zusammen, um ihre Bedürfnisse und Ziele zu verstehen und darauf aufzubauen.
In diesem Prozess arbeite ich als Beraterin eng mit Vorständen und Teams in Leitungsfunktionen zusammen. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen der aktuellen Herausforderungen mit dem Ziel, positive Veränderungen zu bewirken.
Organisationsberatung ist ein Prozess, kein Zustand!
…und funktioniert nur im Miteinander! Was soll sich durch Organisationsberatung verändern?
Die Veränderungen, die durch Organisationsberatung angestrebt werden, hängen natürlich von den spezifischen Herausforderungen und Zielen ab, die die Organisation hat. In der Regel geht es jedoch darum, die Leistung und Effektivität der Organisation, in Einzelbereichen oder Abteilungen zu verbessern. Dazu gehören:
Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation
Organisationsberatung trägt dazu bei, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Dies kann durch die Einführung neuer Kommunikationswege, Verfahren und Technologien geschehen:
- Workflow und Arbeitsabläufe dokumentieren
- Online-Tools zielführend einsetzen
- Cloud-Lösungen installieren, um ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen
- Übergabe sicherstellen Wissenstransfer von implizitem Wissen gewährleisten, z.B. bei Krankheit oder Weggang von Kolleg*innen
Tools und Technologien können bei der Organisation und Strukturierung von geschäftsführenden Tätigkeiten hilfreich sein. Dazu gehören beispielsweise Tools für Projektmanagement, Aufgabenlisten, Kalender, cloudbasierte Dokumentenverwaltung, Statistiken und Finanzen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen hat und daher eine gründliche Analyse durchführen sollte, um die am besten geeigneten Tools zu finden.
Effizienzsteigerung
Die Analyse der Arbeitsprozesse und -strukturen hilft, ineffiziente Prozesse zu identifizieren und Verbesserungen vorzuschlagen, um Zeit und Ressourcen zu sparen:
- transparente Entscheidungen installieren
- klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen festlegen
- Absprachen und Vereinbarungen artikulieren, zusammenfassen und einfordern
- selbstgesetzte Prioritäten und Ziele nachhaltig einhalten
Personalentwicklung
Organisationsberatung trägt dazu bei, die Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeitenden zu verbessern. Dies kann durch die Einführung von Schulungen, Mentoring-Programmen und anderen Entwicklungsmaßnahmen geschehen. Unter Berücksichtigung von flexiblen Arbeitszeitmodellen bedeutet dies:
- Potenziale der Mitarbeitenden zu sehen und zu fördern
- Persönliche Entwicklungspläne inkl. Status quo, Ziele und Wege anzuregen
- Soft Skills und Leitungsaufgaben, wie z.B. Konfliktmanagement, Führungsaufgaben trainieren
- fehlende Kompetenzen im Team identifizieren und besetzen
Veränderungen in der Unternehmenskultur
Eine erfolgreiche Organisationsberatung setzt auch bei der Unternehmenskultur an. Sie schafft eine positive Arbeitsumgebung, Atmosphäre und Einstellung, die letzten Endes die Motivation und Zufriedenheit aller Mitarbeitenden steigert. Dazu zählen:
- Feedbackkultur
- Fehlerkultur
- Verständniskultur
- Vertrauenskultur
Folgende Fragestellungen sind Bestandteil bei der Organisationsentwicklung:
- Wie sorgen Sie für Diversität?
- Was heißt Feminismus heute?
- Wie transportieren Sie Ihre feministische Grundhaltung?
- Wie gendersensibel, gewaltsensibel sind Sie als Institution?
- Wie gehen Sie mit den Anforderungen an antirassistische und intersektionale Arbeit um?
- (Wie) Klären Sie Machtverhältnisse und -positionen untereinander, die Strukturen dahinter und deren Ausübung?
Strategieentwicklung
Eine weitere wichtige Veränderung, die durch Organisationsberatung angestrebt wird, ist die Entwicklung und Umsetzung einer klaren strategischen Ausrichtung, die auf die langfristigen Ziele der Organisation ausgerichtet ist. Dabei geht es darum, eine Vision zu entwickeln, die von allen Mitarbeitenden geteilt und umgesetzt wird.
Insgesamt geht es bei der Organisationsberatung darum, positive Veränderungen zu initiieren, die die Leistung, Effektivität und den Erfolg Ihrer gesamten Organisation steigern.
How to erfolgreiche Organisationsentwicklung?
Sie brauchen:
- Die Bereitschaft und Offenheit aller Beteiligten im Unternehmen, Veränderungen anzustoßen und umzusetzen.
- Eine klare Definition und Zielsetzung des Veränderungsprozesses sowie eine transparente Kommunikation darüber.
- Die Berücksichtigung der Unternehmenskultur und -historie sowie der individuellen Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden.
- Eine professionelle und strukturierte Vorgehensweise bei der Planung und Umsetzung des Veränderungsprozesses.
- Die Fähigkeit, mögliche Widerstände und Konflikte im Unternehmen zu erkennen und zu lösen.
- Für Veränderungsprozesse müssen Sie sich Zeit nehmen. Strukturen lassen sich nicht von heute auf morgen ändern, Vertrauen in das Neue muss wachsen und Überzeugungsarbeit vom richtigen Weg bleibt eine lange Begleiterin.
- Geduld, Geduld, Geduld!
Fazit:
In welchen Situationen, bei welchen Problemen und Herausforderungen im unternehmerischen Alltag ist Organisationsberatung sinnvoll?
Strategische Planung: Wenn ein Unternehmen eine neue Strategie entwickeln oder eine bestehende Strategie überarbeiten muss, kann eine Organisationsberatung helfen, die notwendigen Schritte und Maßnahmen zu identifizieren, einzuleiten und umzusetzen.
Wachstum und Expansion: Wenn ein Unternehmen wächst oder expandiert, kann eine Organisationsberatung dabei helfen, die notwendigen Strukturen und Prozesse zu implementieren, um das Wachstum zu unterstützen und zu skalieren.
Veränderungsmanagement: Wenn ein Unternehmen Veränderungen durchmacht, wie zum Beispiel eine Umstrukturierung, eine Fusion oder Übernahme, kann eine Organisationsberatung dabei helfen, die Veränderungen zu planen, zu kommunizieren und umzusetzen.
Konfliktlösung: Wenn es Konflikte oder Spannungen innerhalb des Unternehmens gibt, kann eine Organisationsberatung dabei helfen, die Ursachen der Konflikte zu identifizieren und Lösungen zu finden, um die Zusammenarbeit und das Arbeitsklima zu verbessern.
Personalentwicklung: Wenn ein Unternehmen die Fähigkeiten und das Wissen seiner Mitarbeitenden verbessern möchte, kann eine Organisationsberatung dabei helfen, Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu entwickeln und umzusetzen.
Ein Hinweis in eigener Sache: Für Nordrhein-Westfalen gibt es für derlei Vorhaben auch öffentliche Zuschüsse, beispielsweise die Potentialberatung. Sprechen Sie mich gerne an.
Herzliche Grüße aus Düsseldorf-Oberbilk
Ihre und Eure Petra Welz