Sie kennen wahrscheinlich auch Anfragen, die Sie in einer bestimmten Art und Weise herausfordern, kitzeln oder locken und Sie innerlich sagen „Tschakka – ja, ich will!“ Das fördert die Kreativität und gibt Ihnen eine gute Gelegenheit, sich als Expert*in zu zeigen. Zudem haben Sie Ihren Preis genannt und dieser wird auch akzeptiert. So weit so gut. Als Unternehmer*in müssen Sie aber auch von Zeit zu Zeit eine klare Verhandlung führen.
Nehmen wir an, Sie haben nach einer „einfachen“ Akquise zugesagt und merken im Laufe der Vorbereitung:
- Sie brauchen doch (wesentlich) mehr Vorbereitungszeit als gedacht.
- Der/die Auftraggeber*in teilt Ihnen noch Zusatzwünsche mit. Denken Sie an so etwas wie Dokumentation der Ergebnisse oder Erstellung von Unterlagen für alle Teilnehmenden als Handout oder PDF.
- Sie werden verglichen mit Anderen und auf deren Qualität gebrieft.
Es wird nachverhandelt. Da kann einem schon mal die Lust auf diesen Auftrag vergehen. Es stellt sich also die Frage: Was tun?
- Zurücktreten? Das wirft ein schlechtes Licht auf Sie.
- Den Auftraggeber anbrüllen? Wahrlich kein souveränes Verhalten.
- Den Auftrag laissez-fair abhandeln? Das entspricht nicht Ihrem eigenen Berufsethos.
Wie kann es also gehen? Wie können Sie eine klare und verbindliche Verhandlung führen?
Besinnen Sie sich auf Ihre Qualitäten und atmen zunächst tief durch. Was immer passiert, verschaffen Sie sich Zeit zwischen Ihrer ersten Reaktion und dem erneuten Kontakt mit dem/der Auftraggeber*in. Danach verfassen Sie eine souveräne Antwort, die Sie per E-Mail weiterleiten.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Fähigkeiten und auf das, was Sie bereits erfolgreich durchgeführt haben. Lassen Sie sich nicht durch das Gegenüber verbiegen und bereiten Sie sich so vor, dass Sie sich selbst sicher fühlen.
Das Prozedere einer Auftragsanbahnung startet mit Verhandlungen
Verhandlungen, sei es über Verträge, Preise oder sonstige Rahmenbedingungen, sind immer individuell! Im allerbesten Fall haben Sie eine innere Preisspanne für Ihre Angebote von Minimum bis Maximum. Ansonsten bleibt da wenig Spielraum. Das trifft vor allem auf Tagesveranstaltungen und spezielle Angebote zu.
Es spielt ebenfalls immer eine Rolle, mit wem Sie gerade verhandeln. Ein Großunternehmen hat andere Preisvorstellungen oder Vorgaben als eine soziale Einrichtung oder ein kleiner Verein. Es liegt ganz in Ihrem eigenen Ermessen, wie Sie in der einen oder der anderen Situation Ihren Preis gestalten und Ihre Verhandlung führen.
Wenn die Anfrage per Telefon oder E-Mail an Sie gerichtet wird, lassen Sie sich doch ein paar Tage Zeit. Geben Sie in Ruhe ein konkretes Angebot ab. Sagen Sie zu schnell zu und nennen einen Preis, können Sie im Nachhinein nur schwerlich daran etwas ändern. Hingegen: Kommunizieren Sie Ihrem Gegenüber ein Datum, bis wann Sie ein Angebot verbindlich abgeben können. Das kann innerhalb von 24 Stunden sein und manchmal auch erst nach sieben Tagen.
Nutzen Sie diese Zeit, den Auftrag in vollem Umfang für sich zu ermessen. Sowohl zeitlich als auch finanziell.
- Wieviel Vorbereitungszeit werden Sie brauchen?
- Wieviel Zeit sind Sie vor Ort? Mit oder ohne Übernachtung?
- Wie weit müssen Sie anreisen? Wie viele Kilometer veranschlagen Sie für die Anreise? Fallen Ausgaben für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln an?
- Was ist Ihr stimmiger Preis?
Ich erinnere hier gerne an meine Formel der Kalkulation: 40% bezahlte Zeit / 60 % Unternehmerinnen-Zeit.
Angebot – ein Beispiel aus der Praxis
An dieser Stelle möchte ich kurz ein Kundenbeispiel anbringen. Eine Kundin erhält ein für sie interessantes Angebot einer Schule. Die Schule möchte mit ihrer Dienstleistung ihren Wert steigern und in der Öffentlichkeit gut dastehen. Das Interesse meiner Kundin ist geweckt, weil sie die Tätigkeit mit den Schüler*innen für eine sinnvolle und sehr spannende Aufgabe hält.
Nun beginnt der Entscheidungsprozess und irgendwie war sie unsicher, ob sie den Auftrag annehmen soll. Deswegen kontaktierte sie mich. Also haben wir gemeinsam gerechnet: Das Honorar der Schule ist an der untersten Grenze des Honorars, das die Kundin ansonsten kalkuliert. Hinzu kommt, dass sie eine Stunde Fahrzeit hin und zurück benötigt, die Schüler*innen bzw. deren Eltern von ihrem Angebot überzeugen soll, Vorbereitungszeit benötigt und keinen Support von Seiten der Schule erhält, dass die Stunden auch definitiv stattfinden, wenn Sie anreist.
Fazit: Der Auftrag kann wirklich nur stattfinden, wenn die Schule
- klare Bedingungen und Verbindlichkeiten mit den Schüler*innen/Eltern herstellt,
- die gesamte Akquise übernimmt,
- alle Termine koordiniert und
- meine Kundin zu einem fest gebuchten Zeitfenster anreist.
Das jedoch schätzt meine Kundin als unrealistisch ein. Bleibt also nach dem souveränen Nachdenken, freundlich und bestimmt diesen Auftrag abzulehnen.
Nein-Sagen ist erlaubt!
Stellen Sie fest, dass Sie mit dem/der Auftraggeber*in nicht übereinstimmen, ist es besser, Sie entscheiden sich gegen den Auftrag. Zusätzlich zu den kalkulatorischen Überlegungen hören Sie auf Ihr Bauchgefühl und Ihre Intuition. Sie merken sehr rasch, ob der Auftrag passt. Der Anfangskitzel als Lockruf sollte für Sie Anregung sein. Kippt er jedoch um in einen gefühlten Leistungsdruck, dann überprüfen Sie das lieber. Setzen Sie Grenzen und benennen, was Ihr Gegenüber von Ihnen erwarten kann.
Innere Verhandlung Ihrer Werte – die Erstellung von Angeboten
Nun zur Angebotserstellung, der Preis ist nur ein Teil davon. Was genau ist Ihre Leistung? Wieviel Zeit kalkulieren Sie? Welche Produkte oder Dienstleistungen ergänzen Ihr Angebot? Gibt es Materialien, die Sie mitbringen oder werden diese gestellt? Die Erstellung von Unterlagen wird auch beim Verhandeln besprochen. Das alles fassen Sie in einer Angebotsbestätigung schriftlich zusammen, damit Sie auch nachher nachlesen und darauf verweisen können, was Sie zugesagt haben. Auch Ihr Kooperationspartner*in weiß dann Bescheid, was sie/er erwarten kann.
So oder so ähnlich könnte Ihr Angebot aussehen:
Angebot im Rahmen der Veranstaltung des Vereins XXXX
Guten Tag… (persönliche Anrede),
vielen Dank für Ihre Anfrage. Nachfolgend erhalten Sie mein Angebot.
Moderation/Workshop/Vortrag/Informationsveranstaltung zum Thema:
„Thema (Arbeitstitel)“ – Der exakte Titel wird ggf. noch festgelegt.
Inhalte / Aspekte /Fragestellungen können sein:
[Hier listen Sie Details auf, die die Veranstaltung umschreiben.]
Zeitrahmen: eine Tagesveranstaltung
Datum und Uhrzeit (von… bis…)
Kalkulierter Aufwand in Stunden:
Zum Angebot gehört:
- Ein Vorgespräch zur Vorbereitung.
- Die Durchführung der Moderation/ des Workshops/ ….
- Ein Fotoprotokoll
Honorar: XXXX € zzgl. gesetzl. MwSt.
plus Fahrtkosten plus Übernachtung (falls erforderlich)vor Ort:
Material vor Ort ist erforderlich: … Hier schreiben Sie, was Sie an Ausstattung benötigen, wie z.B. Flipchart/Stellwände, Moderationskoffer.Wichtig ist,dass Sie die Konditionen für den Raum benennen und die maximale Anzahl an Teilnehmer*innen beziffern.
Abschluss Datum / Unterschrift
Und nun? Wie führen Sie die äußere Verhandlung?
Das schriftliche Zusammenfassen klärt Sie. Alles was nicht schriftlich fixiert ist, muss dann nachverhandelt werden und führt eventuell zu Zuzahlungen zum vereinbarten Preis.
Die Kunst besteht darin, den eigenen Preis und damit auch den eigenen Wert zu vertreten. Wenn Ihre Auftragslage gerade dünn ist, ist natürlich jeder Auftrag wertvoll. Haben Sie gut zu tun, können Sie wählen und entscheiden.
Machen Sie das, was zu Ihnen passt und machen Sie immer das, was Sie 1A können! Stress im unternehmerischen Alltag gibt es eh genug durch die vielfältigen Tätigkeiten wie Akquise, Blogartikel schreiben, Social Media pflegen, neue Angebote konzipieren… Sicherlich fällt Ihnen noch die eine oder andere Tätigkeit im Unternehmer*innen-Alltag ein.
Prüfen Sie die Aufträge und die Menschen mit ihren Anliegen. Fragen Sie nach und klären Sie Details. Sollten Sie doch auf den Lockruf eingehen und merken im Nachhinein, dass der Auftrag nicht zu Ihnen passt, lernen Sie aus dieser Situation, schauen auf Ihre Fehler, Defizite oder Unzufriedenheit.
Machen Sie sich im Vorfeld bewusst, dass es ein Lernfeld ist und nicht unbedingt reibungslos verläuft. Rechnen Sie mit Widrigkeiten, planen diese ein. Und führen sich vor Augen, wie anstrengend ein Auftrag ist. Dann treffen Sie das nächste Mal klarere Entscheidungen.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen eine abwechslungsreiche Auftragslage.
Herzliche Grüße
Ihre und Eure Petra Welz
P.S. Eine ganz besondere Situation veranlasste mich zum Schreiben dieses Artikels. Denn glauben Sie mir: Auch mir geht es wie Ihnen. Verhandlungen zu führen, bereite ich vor – und nicht alles ist immer und überall vorhersehbar. Hierfür habe ich ein Korrektiv an Kolleg*innen, mit dem ich mich austausche und auch übe. Eine klare Empfehlung auch Sie.
Bildquelle: eigenes Material