Digitale Tools machen die Existenzgründung und den Alltag für Unternehmer*innen heute einfacher denn je. Unsere Kommunikation läuft vielfach über Messenger-Dienste. Meetings finden online statt. Buchhaltung, Projektmanagement, Marketing – alles cloudbasiert? Die Nutzung von KI (Künstliche Intelligenz) wird als zukunftsweisende Weiterentwicklung propagiert. Viele dieser Dienste stammen von jenseits des Atlantiks.
Das alles funktioniert. Doch es schafft Abhängigkeiten. Rechtlich. Wirtschaftlich. Strukturell.
Für Gründer*innen und Unternehmer*innen stellt sich deshalb eine zentrale Frage: Wo nutzen Sie Tools aus Überzeugung – und wo aus Gewohnheit? Ein Blick darauf lohnt sich.
Digitale Souveränität beginnt mit Klarheit.
Warum das Thema Abhängigkeit jetzt auf den Tisch gehört!
Digitale Dienstleister aus dem Silicon Valley dominieren den Markt. Viele bieten exzellente Produkte. Gleichzeitig unterliegen sie amerikanischem Recht. Stichwort: Cloud Act, vielleicht haben Sie diesen Begriff schonmal gehört.
Politische Spannungen, Handelskonflikte oder veränderte Datenschutzabkommen wirken direkt auf Ihr Business. Verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Kundschaft, tragen Sie selbstverständlich dafür auch die Verantwortung.
Für Gründer*innen kommt ein weiterer Aspekt hinzu: In der Aufbauphase entstehen Strukturen. Was Sie jetzt etablieren, prägt Ihr Unternehmen von Beginn an – und sehr langfristig. Sie entscheiden heute über Ihre zukünftige Abhängigkeit.
Abhängigkeit erkennen: eine ehrliche Bestandsaufnahme.
Starten Sie ganz pragmatisch und listen sich zunächst einmal alle digitalen Dienste auf, die Sie nutzen.
Typische Bereiche sind Messenger wie WhatsApp, Meeting-Tools wie Zoom, Cloud-Speicher wie Google Drive, soziale Netzwerke wie LinkedIn oder Instagram, Buchhaltungs- oder Ihre CRM (Customer Relationship Management)-Software.
Fragen Sie sich: Wo liegen meine Daten? Welcher Gerichtsstand gilt? Kann ich meine Daten vollständig exportieren? Wie schnell könnte ich wechseln, wenn ich denn wollte?
Diese Analyse schafft erst einmal Transparenz für Sie selbst. So ganz ohne Bewertung und/oder Ideologie.
Checkliste: digitale Abhängigkeiten prüfen und strategisch reduzieren.
Bestandsaufnahme: Wo stehe ich?
- Alle digitalen Tools in einer Liste erfassen
- Anbieterland und Server-Standort recherchieren
- Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen prüfen
- Datenexport-Funktion testen
- Sensible Datenquellen markieren (Kund*innen, Zahlungsdaten, Gesundheitsdaten etc.)
- Abhängigkeiten bewerten: „Wie kritisch wäre ein Ausfall?“ (bspw. Skala von 0 bis 10)
Das Ziel? Ihre eigene Übersicht für mehr Klarheit.
Klare Kriterien für neue Entscheidungen
Die beste Entscheidung ist, wenn Sie eine treffen. Dann tun und haben Sie es bewusst und Schwarz auf Weiß. Folgende vier Kriterien helfen Ihnen dabei:
- Datenschutz und Rechtssicherheit: Achten Sie auf DSGVO-Konformität. Prüfen Sie Serverstandorte. Machen Sie sich die Mühe und lesen das Kleingedruckte.
- Datenhoheit: Können Sie Ihre Daten jederzeit lokal auf Ihrem Rechner sichern und migrieren, d.h. in ein anderes Tool oder Format übertragen?
- Wirtschaftliche Stabilität: Wie transparent erscheint Ihnen das Preismodell? Wie abhängig sind Sie von Preiserhöhungen? Wie schnell kommen Sie gegebenfalls aus einem Abo?
- Strategische Passung: Passt der Anbieter zu Ihren Werten? Auch hier sickern von großen Tech-Konzernen immer wieder Meldungen durch, die europäischen bzw. auch ganz persönlichen Sichtweisen entgegenstehen.
Spätestens jetzt sehen Sie: Bequemlichkeit ist kein strategisches Kriterium, sondern verlagert Entscheidungen und womöglich weit größere Abhängigkeit in die Zukunft.
Konkrete Handlungsfelder und Alternativen
Kommunikation
Viele Kundinnen erwarten schnelle Erreichbarkeit. Messenger gehören dazu. Doch Alternativen aus Europa existieren. Ebenso datenschutzfreundlichere E-Mail-Anbieter mit Servern in der EU.
Prüfen Sie sich: Brauchen Sie wirklich private Messenger im Business? Oder etablieren Sie klare Kommunikationskanäle über professionelle Systeme?
Checkliste: Kommunikation neu strukturieren
Typische Tools: WhatsApp, E-Mail-Anbieter, Team-Chats
- Prüfen: Nutzen Sie private Messenger geschäftlich?
- DSGVO-konforme Alternativen recherchieren
- Impressumspflicht und Einwilligungen prüfen
- Geschäftliche Kommunikation klar kanalisieren (z.B. nur E-Mail, via SMS oder im Kund*innenportal)
- Kund*innen aktiv über neue Kommunikationswege informieren
- Testphase mit ausgewählten Kund*innen durchführen
Das Ziel? Eine neue effiziente und klare Struktur – statt bequemer Gewohnheit und Vermischung privater und beruflicher Kanäle.
Hier schlage ich Ihnen Alternativen vor, die ich in Teilen auch selbst nutze:
- Messenger: Signal oder SMS statt WhatsApp
- Newsletter-Dienstleister: CleverReach oder Brevo statt Mailchimp
Die Funktionen sind in hiesigen bzw. europäischen Anbietern i.d.R. ähnlich aufgebaut, Deutsch als Sprache zumeist voreingestellt.
Online-Meetings und Webinare
Zoom oder Teams haben sich spätestens seit der Pandemie etabliert. Äußerst stabil und anwendungsfreundlich. Gleichzeitig gibt es europäische Lösungen mit Serverstandort in der EU. Auch selbst gehostete Systeme kommen infrage.
Testen Sie Alternativen temporär parallel. Holen Sie sich ein Feedback von Ihren Kund*innen ein.
Typisches Tool: Zoom oder Teams.
- Prüfen: Wo stehen die Server?
- Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (ADV) abgeschlossen?
- Alternativen aus der EU vergleichen
- Test-Meeting mit Alternativ-Anbieter durchführen
- Aufnahme- und Datenschutzregeln dokumentieren
- Backup-Lösung definieren: Was tun bei Ausfall?
Das Ziel? Planungssicherheit.
Eine Alternative?
- Videokonferenz: Big Blue Botton oder Kmeet statt Zoom
Software und Business-Tools
Cloud-Lösungen sparen Zeit. Gleichzeitig bündeln sie sensible Informationen.
Schauen Sie nun auf Ihre Adressdaten der Kundschaft: das CRM (Customer Relationship Management) und die Buchhaltung:
- Wo stehen die Server?
- Welche Verträge schließen Sie ab?
- Wie exportieren Sie Ihre Daten?
Ein Wechsel kostet Aufwand. Ein späterer Zwangswechsel kostet mehr.
Typische Bereiche: CRM, Buchhaltung, Projektmanagement, Cloud-Speicher
- Anbieterherkunft dokumentieren
- Datenexport praktisch testen (nicht nur theoretisch lesen)
- Schnittstellen prüfen (API, CSV, Migration möglich?)
- Monatliche vs. jährliche Bindung vergleichen
- Lokale Backup-Strategie einrichten
- Alternative Anbieter mit EU-Sitz evaluieren
Das Ziel? Behalten Sie die Datenhoheit in der eigenen Hand bzw. sorgen Sie für Sicherheit und die Option zum schnellen Wechsel.
Für Alternativen fragen Sie auf jeden Fall Ihre*n Steuerberater*in bzw. investieren einmalig in eigene schmale Software.
Soziale Netzwerke, Sichtbarkeit und lokale Präsenz
Plattformen wie LinkedIn oder Instagram bieten Reichweite. Sie gehören für viele Gründer*innen und Unternehmer*innen zur Akquise-Strategie.
Doch: Sie besitzen dort weder Ihre Community noch Ihre Daten. Algorithmen ändern sich. Sichtbarkeit schwankt. Für die Login-Daten wechseln sie zu einer kryptischen Mail-Adresse, die keinerlei Rückschluss auf Ihren Klarnamen bereit gibt. Für jedes Login sollte ein eigenes sicheres langes Passwort Standard sein.
Darüber hinaus: Stärken Sie deshalb eigene Kanäle! Kümmern Sie sich um Ihre eigenen Webauftritt (Homepage) und sorgen mittels Suchmaschinenoptimerung (SEO), bspw. mit den sogenannten FAQs am Seitenende Ihrer jeweiligen Haupt-Menüpunkte. Versenden Sie exklusive Newsletter, in denen Ihre Kundschaft Ihre Neuheiten zuallererst erfährt. Dadurch qualifizieren und stärken Sie Ihre eigene Community. Analog darf auch nicht fehlen: Netzwerke für Unternehmer*innen sichern Ihnen (lokale) Bekanntheit und bilden die Basis für authentische Empfehlungen.
Reichweite mieten Sie – Beziehungen bauen Sie selbst auf.
Daher stellen Sie Ihre Präsenz in sozialen Netzwerken und die digitale Sichtbarkeit strategisch auf. Für die gängigen Plattformen wie LinkedIn, Instagram oder Facebook gilt:
- Anteil der Kundengewinnung pro Plattform analysieren
- eigene Kanäle stärken (Website, Blog, Newsletter)
- Newsletter-Verteiler unabhängig sichern
- Community-Aufbau außerhalb sozialer Netzwerke starten
- Content doppelt nutzen (Webseite zuerst, dann in soziale Netzwerke)
- Szenario durchspielen: „Was passiert bei Account-Sperrung?“ Haben Sie einen zweiten Admin? Und/oder die 2-Faktor-Verifizierung?
Das Ziel? Reichweite nicht nur mieten, sondern strategisch in Ihrer Nische besetzen und aufbauen. Wichtig ist, dass Sie mit ein bis drei (Such-) Begriffen bzw. Themen im Netzwerk stehen.
Wie Sie sich Schritt für Schritt aus Abhängigkeiten lösen…
Das klingt hart: Radikale Schnitte destabilisieren. Ja, ich nenne es fokussiert und mit klarer Richtung. Ein kluges strategisches Vorgehen stabilisiert und Sie sind vor eigener Schnappatmung gefeit. Nicht alles müssen Sie auf einmal angehen.
Daher:
- Priorisieren Sie Risiken.
- Testen Sie Alternativen ggf. parallel.
- Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig.
- Informieren Sie Kund*innen transparent.
- Planen Sie Übergangsphasen realistisch.
Ihre digitale Souveränität entsteht nicht über Nacht. Sie wächst mit jeder bewussten Entscheidung.
Checkliste: So könnten Sie vorgehen – Schritt-für-Schritt-Umsetzung planen
- Risiken priorisieren (hoch – mittel – niedrig)
- Einen Bereich pro Quartal umstellen
- Prozesse, Ergebnisse und Erkenntnisse kurz dokumentieren
- Nach 90 Tagen evaluieren
Viele Aspekte, die zu bedenken sind – doch ehrlich an die eigene Nase gepackt – reflektieren Sie selbst, welches Risiko Sie eingehen sowie welche Änderungen für Sie besonders relevant sind und dann fangen Sie wie schon gesagt in kleinen Schritten an…
Weitere Fragen? Ich freue mich von Ihnen und Dir zu hören: 0211 933 71 848.
Herzliche Grüße aus Düsseldorf-Oberbilk
Ihre und Eure Petra Welz
(Bildquelle: eigenes Material)